Come fare un buon comunicato stampa

Dopo anni di rielaborazione di comunicati stampa che arrivano in redazione, credo di avere qualche idea su cosa sia un buon comunicato stampa e cosa sia una ciofeca, ossia su come lavori un ufficio stampa efficiente e come invece lo faccia una sòla messa in piedi per caso (e ce ne sono, eccome, anche in grandi aziende insospettabili).

Posto che non voglio insegnare il lavoro a nessuno, mi limito a dare qualche (utile?) consiglio proprio in virtù del fatto che sto dall’altra parte, ossia da quella dei giornalisti, da coloro che ricevono centinaia di comunicati al giorno e devono scegliere quali sono degni di pubblicazioni e quali no.

L’obiettivo di un comunicato stampa è ovviamente quello di essere pubblicato, che sia una piccola news oppure un articolo più approfondito. Per raggiungere lo scopo deve, quindi, essere accattivante agli occhi di chi lo riceve, di solito appunto un redattore e via mail. E che cosa deve avere quindi? Che cosa invece bisogna evitare per non finire nel cestino del dimenticatoio? Partiamo dalla mail e vediamo un po’…

• COME È FATTO UN BUON COMUNICATO STAMPA

1. Oggetto della mail: immediato, incisivo, deve riassumere l’intera notizia in 3/5 parole (non di più altrimenti si finisce nel trash, in tutti i sensi).
2. Il testo della mail deve essere breve, contenere il sommario del comunicato stampa che riassume la notizia in modo più articolato dell’oggetto ma senza esagerare: una frase o due. Non dimenticare di inserire i contatti a cui poter chiedere, eventualmente, altro materiale utile alla pubblicazione. Cordialità e disponibilità: è l’unica comunicazione diretta tra l’addetto stampa e il giornalista, quindi meno fredda è e meglio è. Utilizzare il nome proprio del destinatario fa sempre un’ottima impressione.
3. Allegare il comunicato e una o due immagini. Queste devono essere in formato ideale alla pubblicazione ma non devono pesare 120 MB e nemmeno 10, se possibile (300 dpi o poco meno per la carta stampata, per l’online ne bastano pochissimi, .jpg è meglio di altri formati perché immediatamente visibile da tutti, anche i redattori con mac o pc sgrausi). Se poi il redattore vuole più immagini ve le può chiedere senza problemi, ma solitamente per una news ne basta una o al massimo due.
4. Il comunicato vero e proprio deve essere in un allegato del formato più semplice possibile: word o pdf.
5. Impostazione del comunicato: titolo incisivo, sommarietto e testo discorsivo vero e proprio. Carta intestata: logo in alto e contatti a pie’ pagina.
6. Lunghezza: chi non supera la singola pagina è da premiare a pieni voti. Se proprio non ci si sta, allora facciamo un comunicato di due pagine, ma non superiamo questo limite: di solito il giornalista legge solo il sommario e la prima pagina, il resto viene considerato fuffa e quando non è fuffa diventa fuffa la prima pagina. Non fuffiamoci troppo insomma. Se proprio bisogna scrivere la “Divina commedia”, fornire al giornalista un riassunto bello che fatto all’inizio, in grassetto magari.
7. Contenuti: bisogna essere incisivi, concisi, non aridi di aggettivi ma nemmeno maniaci esaltati dei “straordinario”, “primo al mondo”, “grandioso”, “unico”, “speciale”, “migliore della concorrenza” ecc. Ovvio che bisogna sottolineare le qualità positive (del prodotto, del fatto, dell’azienda, dell’evento) per cui bisogna usare enfasi, ma è totalmente inutile ripetere le stesse cose in modo diverso, cambiando solo aggettivi e non contenuto. Può essere un ottimo esercizio di retorica, forse, ma è totalmente inutile e fuoriviante. Se la notizia è breve, troppo breve, allora arricchitela con altri particolari: azienda, altri prodotti, storia del personaggio o dell’evento, citazioni dei protagonisti ecc.
8. Utilizzare al meglio la lingua italiana: corretta e scorrevole, frasi brevi, comprensibili anche a uno scimpanzé. Ovvio che se ci sono dettagli tecnici vanno messi, eccome, a dispetto degli scimpanzé, ma evitare di essere prolissi. E un’occhiata alla grammatica aiuta tantissimo. Linguaggio professionale, quindi, ma non noioso.
9. Mettete sempre sempre sempre i contatti ANCHE alla fine del comunicato, telefono e mail, nelle note per il redattore. Ripetere il vostro contatto non è mai abbastanza.

• CHE COSA EVITARE?

1. Assolutamente NO a una fila di allegati infinita. Quattro o cinque sono perfetti (compresi i loghi tanto cari che spesso sono posti nelle firme del mittente… ah, inutilissimi).
2. NO ai loghi sulla carta intestata che pesano un MB. Basta una risoluzione bassissima!
3. NO all’invio di tre mila comunicati al giorno o al mese (a seconda che il destinatario sia un quotidiano o un mensile). Ne basta uno che include gli altri: per i mensili, soprattutto, è inutile spedire 10 comunicati a distanza di un giorno l’uno dall’altro. Imponetevi un invio a settimana, ma ben fatto.
4. NON DIMENTICARE MAI di mettere il vostro contatto ovunque: mail, comunicato stampa (a piè di pagina o alla fine del comunicato o entrambi). Perché i comunicati possono essere archiviati quando arrivano e rivisti in un secondo momento: se non mettete il vostro contatto nel comunicato, il redattore smadonnerà a cercarlo nelle migliaia di mail che ha.
5. NO alle immagini nel comunicato (a meno che non sia un pdf, ma anche in questo caso una basta e avanza).
6. NO al disordine grafico. È assolutamente inutile e fastidioso per chi legge utilizzare stili diversi o iperformattati. Less is more, diceva qualcuno e in questo caso è vero. Semplicità, chiarezza e pulizia.

Ecco, forse ho dimenticato qualcosa… e sono stata un po’ sommaria perché molti dipende dal settore in cui lavorate e da quello in cui lavorano i destinatari. Si accettano critiche e suggerimenti (in fondo io sono solo una degli scimpanzé!).